Шаблоны пользователя — это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ


СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ


Кафедра информационных систем


УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

______________________

«___»__________
___20
___

г.





Методическая разработка и указания к
практическим
занятиям

по дисциплине «
Система электронного документооборота
»

для студентов
направления подготовки
080200
.62



«
Менеджмент
»






Практическое
занятие №
4

«
Подгото
в
ка шаблона документа для
п
ередачи в системе электронного документообор
о
та
»





Рассмотрено УМК


«___»__________20
__

г.







Протокол


____







Председатель УМК


____________________




Ставрополь 20
14

г.


2

Рецензент:

доктор

технических наук,

профессор

Федоренко В.В.








Одоб
рено учебно
-
методической комиссией
экономического факультета
Ставропольского государственного аграрного университета








Методические указания к
практическим
заняти
ям

разработаны в соответствии
с программой курса «
Система электронного документооборота
»
и
предназначены для
студентов
направления подготовки
080200
.62



«
Менеджмент
»








Составител
ь
:

к
.т.н.
, доцент

Рачков В.Е.


3

ОГЛАВЛЕНИЕ



1.


Меры безопасности при работе на компьютере

4

2.


Введение

5

3.


Управление жизненным циклом документа,
маршрутизация док
умента, генерация шаблона

6

4.


Информационные технологии управления,
интегрированные в офисные технологии Microsoft Office
2007

9

5.


Практическое занятие

3

16

6.


Список литературы

33


4

1.

Меры безопасности при работе на компьютере


Конструкция компьютера об
еспечивает электробезопасность для
работающего на нем человека. Тем не менее, компьютер является
электрическим устройством, работающим от сети переменного тока
напряжением 220 В., а в мониторе напряжение, подаваемое на кинескоп,
достигает нескольких десятк
ов киловольт. Чтобы предотвратить возможность
поражения электрическим током, возникновения пожара и выхода из строя
самого компьютера при работе и техническом обслуживании компьютера
необходимо соблюдать следующие меры предосторожности:



сетевые розетки, от

которых питается компьютер, должны
соответствовать вилкам кабелей электропитания компьютера;



запрещается использовать в качестве заземления водопроводные и
газовые трубы, радиаторы и другие узлы парового отопления;



запрещается во время работы компьютера о
тключать и подключать
разъемы соединительных кабелей;



запрещается снимать крышку системного блока и производить
любые операции внутри корпуса до полного отключения системного
блока от электропитания;



запрещается разбирать монитор и пытаться самостоятельно
устранять неисправности (опасные для жизни высокие напряжения
на элементах схемы монитора сохраняются длительное время после
отключения электропитания);



запрещается закрывать вентиляционные отверстия на корпусе
системного блока и монитора посторонними пред
метами во
избежание перегрева элементов расположенных внутри этих
устройств;



повторное включение компьютера рекомендуется производить не
ранее, чем через 20 секунд после выключения.


5

2

.
Введение


Практическ
ое

заняти
е

предполага
ет

отработку
следующих вопрос
ов
:

1.

Изучение
особенностей жизненного цикла документов и управление
ими в системе электронного документооборота
.

2.

Формирования навыка создания
шаблона
документа с
использованием современных информационных технологий
.


6

3.
Управление жизненным циклом документа

в системе
электронного документооборота
, маршрутизация документа
,
генерация шаблона


Систем
а электронного документооборота, независимо от
производителя,
обеспечивает управление полным жизненным циклом
документа. Для каждого вида документа в СЭД создаётся
свой
электронный регламент
-

графическое описание процесса работы. То есть
работа с документом осуществляется не в произвольном порядке, а в
соответствии с порядком, заданным в модели документационного
процесса.




Документационный процесс в системе элект
ронного
документооборота
содержит:



ролевую модель управления правами доступа пользователей,
которая определяет, какие роли работают в проц
ессе, какие у
них права доступа;



графическую модель маршрута
-

визуальную схему
жизненного цикла документа. На модели
отображаются все
этапы работы: начальные, промежуточные и конечные
состояния, основные роли, переходы и процедуры,
выполняемые вручную или автоматически. В модели
маршрута определяется, как связаны между собой этапы
работы, каким способом будет продвигатьс
я документ по
маршруту, какие роли будут с ним вз
аимодействовать и
многое другое;


7

Модель маршрута в
системе, как правило,

является исполняемой.
Это не просто схема, это автоматизированный жизненный цикл документа
или по
-
другому
-

электронный регламент рабо
ты, полностью
определяющий кто, в какой последовательности и как будет работать с
документом. Для каждой роли процесса определяются права доступа и
поручения по обработке документа, которые должен выполнить сотрудник
после получения документа. На каждом эт
апе обработки есть контрольный
срок исполнения, о приближении которого информирует пользователя
автоматическое напоминание.

В каждой карточке документа на схеме жизненного цикла
отображается текущее состояние и пройденный маршрут. В окне
просмотра имеется
проигрыватель, показывающий пошагово, как двигался
документ по маршруту.

Система электронного документооборота позволяет

сформировать
документ по шаблону

и затем распечатать его на бланке. Для каждого вида
документа можно задать один или несколько шаблонов

текста, каждый из
которых может содержать переменные
-

ссылки на поля в карточке
документа или поля в таблицах базы данных. При формировании текста по
шаблону будут автоматически заменены переменные на их значения.
Далее, сформированный по шаблону текст д
окумента отображается в
карточке в специальном разделе. Текст можно отредактировать и
сохранить. Этот текст будет в последствии выведен на бланк документа.

При этом д
ля формирования бланка документа
возможен
предварительн
ый

просмотр

при котором б
удет созда
н электронный образ
документа. Его
воз
можно
как правило
распечатать или выгрузить в файл.
Но основная возможность заключается в прикреплении созданного образа
к карточке процесса, например в формате PDF. Это позволяет вести
дальнейшую работу с документом в

привычном для пользователей виде.
Такой документ можно отправить на рассмотрение, и визирующему будет
нагляднее работать с документом. Он сможет подписать его ЭЦП и
направить далее по маршруту.

Систем
ы

электронного документооборота для каждого вида
процес
са позволя
ют

сформировать электронный образ документа по
шаблону и отобразить его в виде печатной формы (бланка документа). Это
используется либо для вывода итогового документа на печать, либо для
привычного представления документа в случае использования

безбумажного документооборота
. Сформированный на бланке образ
можно экспортировать в формат PDF или MS Word, например, для
дальнейшей отправки по электронной почте. Его так же можно вложи
ть в
карточку процесса, например, как итоговый или промежуточный
результат.

Формирование документов по
шаблонам

позволяет облегчить
подготовку документов и сократить ошибки, совершаемые сотрудниками.

8

Чтобы сотрудники не создавали документы по принципу "как

хочу"
необходимо использовать шаблоны документов, а пользователям
предоставлять возможность заполнять карточки документов, с набором
предопределённых полей.

Систем
ы

электронного
документооборота
,

как
правило,
содержит для формирования документов по шаблон
ам
следующие компоненты
:

1.

Конструктор карточек документов
.

2.

Конструктор шаблонов документо
в
.

3.

Генератор документов с предварительным просмотром
.

4.

Управление правами доступа пользователей
.

5.

Журналы документов
.


9

4.

Информационные технологии управления, интегрированные в
офисные технологии Microsoft Offi
ce

2007



4.1 Формирование шаблонов документов в Microsoft Word


Все

документы
, которые

создаются в Word 2007, основаны на
каком
-
либо

шаблоне
.

Шаблон
(template)
-

это образец для создания
нового документа, в нем хранятся различные элементы, которые
составляют основу документа Word.

Другими словами шаблоны
определяют основную структуру докумен
та и содержат настройки
документа: шрифты, автотекст, макросы, параметры страницы,
форматирование, стили и т.д.

В процессе создания документа

-

template присоединяется к
документу и в создаваемый Document из шаблона копируются его
некоторые элементы (напр
имер, параметры страницы, стили), а другие
компоненты (например, автотекст и макросы) остаются в шаблоне. Но так
как template присоединен к документу, то Document всегда может получить

доступ к этим компонентам шаблона.

В Word 2007 существуют два типа осно
вных видов шаблонов:



общие

или
глобальные

шаблоны (global templates);



шаблоны документов (установленные и
пользовательские) или
локальные

templates.

В приложении Word 2007 используются шаблоны с расширениями:



.dotm (может содержать макросы или программы),
где
буква "m" обозначает макрос;



.dotx (без макросов и программ), где "x"
-

основанный
на XML (Extensible Markup Language).

Общий или глобальный template
-

это template, загруженный в
Microsoft Word в окне "Шаблоны и надстройки", которое открывается
команд
ой Разработчик/Шаблон документа. Хранящиеся в общем шаблоне
все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш,
доступны для любого открытого документа, даже если этот Document
основан на другом шаблоне.

Любой Document может обратиться к любо
му компоненту любого
шаблона, если этот template загружен пользователем как общий. Но общий
template остается загруженным только на время текущего сеанса, а при
выходе из приложения Word 2007 и повторном его запуске необходимо
перезагрузить вручную. Такие
общие templates являются сеансовыми, а не
постоянными.

Для

автоматической

загрузки

общего

шаблона

необходимо

поместить

его

ярлык

в

папку

Startup

папки

Word
,
например
,
C
:
\
Documents


10

and

Settings
\
Админ
\
Application

Data
\
Microsoft
\
Word
\
STARTUP
.
В этом
случае об
щий template будет постоянным.

Template Normal.dotm (файлы с расширением .dotm позволяют
выполнять макросы в файлах) разработан специально для использования в
качестве общего или глобального шаблона приложения, который
автоматически загружается каждый раз
при запуске Word 2007, т.е.
является постоянным. Глобальный (общий) template, который называется
"Новый Document" и хранится в файле Normal.dotm, является базовым
шаблоном. Normal.dotm
-

это универсальный template для любых типов
документов, он всегда загр
ужается и всегда присоединен к открытым
документам.

Этот базовый template можно считать своего рода пустым
документом (т.е. без содержимого) с заданными свойствами, на основе
которого строятся новые Documents или создаются новые templates.
Normal.dotm изме
нять нельзя, так как на нем основаны все

документы

и
все

шаблоны

документов

Word

2007
.

Normal.dotm может храниться в каталогах: C:
\
Documents and
Settings
\
Админ
\
Application Data
\
Microsoft
\
Templates (для ОС Windows XP)
или C:
\
Users
\
Админ
\
App Data
\
Roaming
\
Mic
rosoft
\
Templates (для ОС
Windows 7). Там же хранятся и пользовательские templates, т.е. созданные
пользователем самостоятельно, например My_template.dotm, который
является резервной копией Normal.dotm, или Template_document.dotx и
Template_document.dot и т
.д.

Templates документов
-

это templates типовых документов с
расширением .dotx, которые не содержат макросов и программ (файлы с
расширением .do
tx и .docx не поддерживают макросы, а значит не
подвергаются заражению макровирусами). В Word 2007 набор шаблонов
типовых документов называется "Установленные шаблоны".
"Установленные шаблоны" устанавливаются при инсталляции Microsoft
Office System 2007. T
emplates документа, например, Стандартный факс,
Стандартное письмо, в диалоговом окне "Создание документа", содержат
настройки, доступные только для документов, основанных на этом
шаблоне.

При создании письма на основе шаблона "Стандартное письмо"
могут ис
пользоваться как настройки локального шаблона "Стандартное
письмо", так и настройки общих шаблонов, но высший приоритет имеет
локальный. Кроме того, к документу, созданному на основе какого
-
либо
шаблона, можно присоединить template другого документа. Для э
того в
окне диалога "Шаблоны и надстройки" надо щелкнуть на кнопке
присоединить и выбрать требуемый template.

Установленные шаблоны типовых документов (с расширением
.dotx) хранятся в директориях:


11



C:
\
Program Files
\
Microsoft Office
\
Templates
\
1033
-

на

англи
йском

языке
;



C:
\
Program Files
\
Microsoft Office
\
Templates
\
1049
-

на
русском языке.

Кроме того, в Word 2007 можно использовать "пользовательские
templates", которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке
"Мои шаблоны" (Рис.
18
). Шаблоны пользовател
я
-

это шаблоны типовых
документов, которые пользователь самостоятельно создает и хранит на
ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов
(глобальных и локальных) или из существующих документов.



Рис
унок

18


Мои шаблоны

Для создания документа или пользовательского шаблона,
необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду
Создать. Откроется окно диалога "Создание документа"
(Рис
унок 19
), в
левой части которого отображены группы шаблонов.



Рис
унок 19


12


В группе "Пустые и последние" отображаются пустые шаблоны
"Новый докум
ент" (Normal.dotm) и "Новая запись блога". На основе
шаблона "Новый документ" можно создать новый Document или
пользовательский шаблон. Чтобы начать работу с блогами на базе
шаблона "Новая запись блога", необходимо зарегистрировать учетную
запись блога.

Пр
и использовании группы "Установленные шаблоны" для создания

документа или пользовательского шаблона открывается набор (коллекция
эскизов) шаблонов типовых документов.

В случае применения группы "Мои шаблоны" для создания
документа или пользовательского шаб
лона открывается окно Создать (Рис.
19
), в котором можно выбрать пустой "Новый документ" (Normal.dotm)
или "пользовательские templates".

При создании документа или пользовательского шаблона на основе
группы "Из существующего документа" открывается окно "Со
здание из
имеющегося документа", в котором требуется выбрать соответствующий
Document для образца
.

Раздел Microsoft Office Online. При наличии доступа в Интернет
можно загрузить дополнительные шаблоны с web
-
узла Microsoft Office
Online для создания докумен
та или пользовательского шаблона.

При создании пользовательских шаблонов целесообразно сохранять
их в папке (Рис. 2
0
) Надежные шаблоны (Templates) в формате dotx.



Рис
унок

2
0


4.2
Создание собственного (пользовательского) шаблона
документа Word 2007



13

По умолчанию новый документ (Документ 1) в Word 2007 создается
на основе базового шаблона Normal.dotm, в котором текст вводится в стиле

Обычный со след
ующими параметрами форматирования: гарнитура
шрифта
-

Calibri (Основной текст), кегль (размер) шрифта
-

11 пт.,
выравнивание символов
-

По левому краю, междустрочный интервал
-

множитель 1,15 ин., интервал После абзаца
-

10 пт.

Но в настоящее время в докум
ентации в основном применяются
шрифты с засечками типа Times New Roman, размер шрифта
-

14 пунктов,
параметры абзаца: выравнивание текста


по ширине страницы, отступ
первой строки
-
12,5 мм, межстрочный интервал
-

Полуторный и т.д.

Для того чтобы в Word 20
07 создать документ с вышеизложенными
параметрами форматирования необходимо либо каждый раз
переформатировать создаваемый документ, либо изменить Normal.dotm.
Но изменять Normal.dotm нецелесообразно, так как на нем основаны все
документы и шаблоны документ
ов Word 2007.

Для выхода из создавшегося положения можно создать
пользовательский шаблон с требуемыми параметрами форматирования и
на его основе создавать новые документы.

Для создания такого шаблона необходимо в открытом окне
приложения Word 2007 щелкнуть

мышью на кнопке "Office" и выбрать
команду
Создать
, откроется окно "Создание документа" (Рис.

2
1
),




Рис
унок 21


В окне Создание документа (Рис.2
1
) надо выбрать группу Мои
шаблоны, откроется окно диалога "Создать" (Рис. 2
2
), в котором
отображается шаблон "Новый документ" (шаблон Normal.dotm).



14


Рис
унок

2
2


В окне
Создать

надо выделить шаблон Новый документ и
установить переключатель в положение шаблон, а затем щелкнуть на
кнопке ОК. Откроется окно приложения с пустым шаблоном "Шаблон1".



Рис
унок

2
3


В окне приложения Шаблон1 на ленте требуется установить шрифт:
Times New Roman, размер шрифта
-

14 пт., параметры абзаца:
выравнивание текста


по ширине страницы. Далее надо открыть Окно
диалога "Абзац" и установить параметры: отступ первой строки
-
12,5 мм,
интервал перед и после абзаца
-

0, межстрочный интервал
-

1,5 строки.

После изменения параметров форматирования надо сохранить
шаблон, для этого необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Off
ice" и
выбрать команду "Сохранить как", откроется окно диалога Сохранение
документа.



15



Рис
унок 24

В окне Сохранение документа необходимо выбрать п
апку Templates
для сохранения шаблона, тип файла
-

Шаблон Word (расширение этого
шаблона
-

.dotx, т.е. без макросов и программ), ввести имя файла,
например Standart_TNR, и щелкнуть на кнопке Сохранить. После
сохранения закрыть окно приложения с созданным ш
аблоном.

Для создания нового документа на основе созданного шаблона
Standart_TNR необходимо в открытом окне приложения Word 2007
щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду
Создать
. В
открывшемся окне Создание документа выбрать группу мои шаблоны,
откроется диалоговое окно Создать, в котором надо выделить шаблон
Standart_TNR, установить переключатель в положение документ, а затем
щелкнуть на кнопке ОК.

В открывшемся окне приложения будет отображаться пустой
документ, основанный на созданном шаблоне
Standart_TNR, в который
можно вводить текст, вставлять таблицы, рисунки и другие объекты.



16


5
.


Практическое
занятие №
4

«
Подгото
в
ка шаблона документа для передачи в системе электронного
документообор
о
та
»


Цель работы:

1.

Изучение особенностей жизненного цик
ла документов и управление
ими в системе электронного документооборота.

2.

Формирования навыка создания шаблона документа с
использованием технологии макросов.

В
ремя:
2

часа.

Место проведения:
Лаборатория информационных
и мультимедиа
технологий.


Обеспечение
занятия
:

1.

Конспект
-

лекций по дисциплине «
Система электронного
документооборота
».

2.

ПЭВМ с установленной операционной системой Windows XP/7 и
офисным пакетом.

3.

Методические рекомендации к практическим занятиям.


Порядок проведения лабораторной работы


1.

Изуч
ить

особенност
и

жизненного цикла документов и
управление ими в системе электронного документооборота

(30
мин.).

Используя материалы, представленные в п.3 методической
разработки студенты изучают особенности у
правлени
я

жизненным
циклом документа в системе элек
тронного документооборота,
маршрутизаци
и

документа

и
генераци
и

шаблон
ов.

2.

Изучить особенности информационных технологий
разработки
шаблонов документов
,

встроенные в среду Microsoft Word 2007

(
30

мин.
).

Используя материалы, представленные в п.4 методической
разработки студенты изучают особенности информационной технологии

проектирования шаблонов документов на основе макросов
.

3.

Изучить

приемы работы с инструментальными средствами,
реализующими разработку шаблонов документов в
Microsoft
Word 2007

(30 мин.)
.

Сту
денты вместе с преподавателем на конкретном примере
рассматривают возможности
технологий макросов

по созданию шаблона
документа.


17

4.

Совершенствование

навыков работы с инструментальными
средствами, реализующими разработку шаблонов документов

(индивидуальное за
дание)
.

В
соответствии с индивидуальным заданием студенты реализуют
шаблоны документов
на основе макросов, используя для этого
сред
у

разработки
Microsoft Word 2007
.

5.

Итогом

работы является защита индивидуального задания
студентом
.



18

Варианты индивидуальных
заданий


Вариант 1



19

Вариант 2



20

Вариант 3



21

Вариант 4



22

Вариант 5




23

Вариант 6



24

Вариант 7



25

Вариант 8




26


Вариант 9




27

Вариант 10




28

Вариант 11




29

Вариант 12




30

Вариант 13




31

Вариант 14



32

Вариант №15




33

6.

Литература


1.

ЭБС Университетская библиотека ONLINE: Гринберг, А. С.
И
н
формационные технологии упра
вления : учебное пособие / А. С.
Гринберг, Н. Н. Горбачев, А. С. Бо
н
даренко.
-

М.: Юнити
-
Дана,
2012.
-

479 с.

2.

Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защище
н
ный
электронный документооборот : учебник для студентов вузов по
направлениям: 032000 "Доку
ментоведение и архивоведение",
080500 "Менед
ж
мент", 090100 "Информ. безопасность", 032001
"Документоведение и док
у
ментац. обеспечение упр.", 080507
"Менеджмент орг.", 090103 "Орг. и техн
о
логия защиты
информации" / под общ. ред. Н. Н. Куняева.
-

М. : Логос,

2011.
-

452 с.
-

(Новая университетская библиотека. Гр.).

3.

Саак А.Э. Информационные технологии управления [текст+CD] :
учебник для вузов по специальности "Гос. и муницип. упр.".
-

2
-
е
изд.
-

СПб. : Питер, 2008.
-

320 с. : ил.
-

(Учебник для вузов. Гр.
УМО)
.

4.

Черников, Б. В. Информационные технологии управления : учебник
для вузов по специальности "Менеджмент орг." / Б. В. Черн
и
ков.
-

М. : Форум : ИНФРА
-
М, 2008.
-

352 с. : ил.
-

(Высшее образования.
Гр. УМО).



Приложенные файлы

  • pdf 44501945
    Размер файла: 2 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий