Учёт выбытия документов из фонда Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ (особо ценного движимого имущества), общие сведения о количестве и стоимости документов


Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:

Порядок учёта документов,входящих в состав библиотечного фонда Информационно-методический библиотечный центр Богданова Наталья Васильевна, зам. директора ИМБЦНечай Наталья Николаевна, методист ИМБЦ 1998 год - «Инструкция об учёте библиотечного фонда». Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 Преобразования, потребовавшие изменения в нормативной базе библиотечной деятельности:изменения в правовом положении библиотек;изменения в системе финансирования библиотечной деятельности;необходимость приближения к международной библиотечной статистике;активное развитие электронных ресурсов и освоения их библиотеками. 2012 год - Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда Утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. №1077.Зарегистрирован в Минюсте РФ 14 мая 2013 г.№ 28390. Опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 гВступил в действие 03.06.2013. Приказ от 3 июня 2013 г. N 623 Признать утратившим силу приказ Министерства культуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении "Инструкции об учете библиотечного фонда". Формы учетных документов В целях сближения с бухгалтерским учётом введены общие понятия для определения учётных документов первичные учётные документы и регистры.Первичные учётные документы – акты и накладные (товарная накладная, акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда» код 0504144, утв. Приказом Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н) Формы учетных документов Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.Регистры индивидуального учета – это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077). Формы учетных документов Регистры суммарного учета – это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:– «Поступление документов в библиотечный фонд»;– «Выбытие документов из библиотечного фонда»;– «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077). Единицы учёта Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название.Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. Учет документов по видам и категориям Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности.Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.Единицами учета фонда аудиовизуальных документов (фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы) являются экземпляр и название. В «Порядок учета» впервые включены электронные сетевые документы трех категорий В «Порядок учета» впервые включены электронные документы трех категорий:документы, размещаемые на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удалённые документы). Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для электронных документов на съемных носителяхКак отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение. Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для сетевых локальных и инсталлированных документовКак одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно. Учет документов по видам и категориям В «Порядке учёта» для сетевых удаленных документов: Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.Дополнительными единицами учета фонда для электронных документов - единица памяти данных. Учёт поступления документов в библиотечный фонд Документы принимаются по первичным учётным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.Приём документов, поступающих в библиотеку на безвозмездной основе, оформляется актом о приёме документов.Приём документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 574, 582).Договор пожертвования подкрепляется актом приёма-передачи Учёт поступления документов в библиотечный фонд Прием документов в дар(пожертвования)//Школьная библиотека сегодня и завтра.- 2013.- №4.- С.15-19 Учёт поступления документов в библиотечный фонд На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (ОИДИ) Учёт поступления документов в библиотечный фонд Приём документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приёме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утраченных изданиях, сведения о принятых изданиях, подписи читателя и принимающей стороны. Учёт поступления документов в библиотечный фонд Суммарный учет электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с отражением источника поступления партии документов, номера и даты первичного учетного документа, количества поступивших документов и стоимости.Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Суммарный и индивидуальный учёт электронных документов ведется в электронном реестре. Учёт поступления документов в библиотечный фонд Учёт поступления документов в библиотечный фонд Суммарный учет сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества БД (пакетов) и включенных в них названийИндивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). Суммарный и индивидуальный учёт электронных документов ведется в электронном реестре. Учёт поступления документов в библиотечный фонд Учёт выбытия документов из фонда Исключение документов из библиотечного фонда допускается по причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.Понятие непрофильность: излишняя экземплярность изданий, падение читательского спроса, истечение срока хранения издания, установленного библиотекой, замена изданий переизданиями.Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Учёт выбытия документов из фонда Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658. Учёт выбытия документов из фонда Документы, исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья.При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Учёт выбытия документов из фонда Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам. Учёт выбытия документов из фонда Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании.Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок. Учёт выбытия документов из фонда Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ (особо ценного движимого имущества), общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд. Учёт итогов движения библиотечного фонда Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учёта библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учёта, принятом в библиотеке.Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.Итоговые данные по электронным сетевым удалённым документам представляется по следующим показателям учётных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращён в течение года, состоит на конец года. Проверка наличия документов библиотечного фонда. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке:при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;при реорганизации или ликвидации библиотеки.Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет;фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет. Делопроизводство в организации учёта Сроки хранения документов по учёту фонда:Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда ВОПРОСЫ??? Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда Контактная информацияИМБЦ(8182) 62-60-39163069, г. Архангельск пр. Ломоносова, [email protected]

Приложенные файлы

  • ppt 42712326
    Размер файла: 630 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий